業務マニュアルを作る
業務のクオリティを一定に保ったり、各人のノウハウを共有するといった目的で作られる「業務マニュアル」。
業務マニュアルは、どこの店舗でも同じクオリティの商品を提供しなければならない飲食チェーン店などではお馴染みですよね。
しかし近年は、さまざまな業務を行うさまざまな企業においても、マニュアル作成は重要な課題のひとつとなっているようです。マニュアル作成は、ビジネス文書などを作るのと同じように、エクセルやワードを使って作成するのが一般的です。
実際にエクセルやワードの中にもマニュアル作成に使えるテンプレートがあったり、オンライン上に無料でダウンロードできるファイルも存在しています。
エクセルやワードなど使い慣れたツールを使えばスムーズにマニュアル作成をすることができますが、工程数が多かったりするとわかりやすくまとめるのが難しい場合も少なくありません。
専用ツールを使ってマニュアルを作る
そんな時に役立つのが、マニュアル作成専用のツールの存在です。マニュアル作成ツールには、マニュアル作成にぴったりのテンプレートを使うことができたり、写真・動画の挿入などがスムーズにできたり、編集補助をしてくれるなどの便利な機能が盛り込まれています。
企業で導入して、社員全員がマニュアル作成にはそのツールをしようする、というルールにしておけば、どの業務でも形式の整ったマニュアルを完成させることができ、業務クオリティの安定をはかることができます。
また、多くのマニュアル作成ツールには、作成マニュアルの共有機能がついていますので、パソコン上で全社員がマニュアルを共有して閲覧することができたりします。キーワードなどを入れて検索する機能が付けられたりもするので、マニュアルの中から知りたい情報を探し出すのも簡単に行うことができるでしょう。
外国語への変換機能などが付いているマニュアル作成ツールも多いので、外国の人に業務を説明する際のマニュアルも簡単に作ることができます。